5 útiles consejos para una mejor gestión de un consultorio dental

Sin importar si tu consultorio ya está bien establecido o apenas estás planeando montarlo, existen algunos aspectos fundamentales para gestionarlo de forma más eficiente. Es cierto que tu formación académica y experiencia son quienes le darán sustento, pero no es lo único que debes considerar al gestionar tu negocio. Es igualmente importante tomar en cuenta otros aspectos que tienen un impacto directo en el consultorio dental.

La organización es la clave

La organización es una cualidad de la que no se puede prescindir si se busca ser exitoso. No basta con iniciar un proyecto, ese es apenas el principio del camino. El verdadero reto consiste en mantener ese proyecto a flote sin agotar los recursos en el intento. Por ello, queremos compartirte algunos puntos clave en los que sí o sí debes ser súper organizado para lograr una correcta gestión de tu consultorio dental y alcanzar el éxito.

· Nuestro primer consejo es que lleves un registro de todos los pasos financieros que das en tu consultorio. Por más pequeño que parezca un gasto, es importantísimo registrarlo. De esta manera, sabrás exactamente cómo se utilizaron tus recursos. Además, evitarás futuras confusiones financieras.

· Muy ligado al punto anterior e igual de importante, es que no mezcles las finanzas personales con las de tu negocio. Esta es una de las razones principales por las cuales fracasan los emprendimientos y uno de los errores más comunes entre quienes van iniciando un negocio. No caigas en este grave error y siempre separa tus finanzas de las de tu negocio.

· Por otro lado, es muy importante que lleves un registro del material con el que cuentas. No sería para nada profesional que antes de una consulta te dieras cuenta de que te has quedado sin guantes. Igualmente, es importante que tomes en cuenta el tiempo que toma esterilizar tus materiales, pues no quieres hacer esperar a algún paciente mientras el esterilizador termina su trabajo. Recuerda siempre tener inventario suficiente de todos los insumos necesarios para tu consultorio.

· Otro punto importante es tener una base de datos en la cual concentres la información de contacto de proveedores y pacientes. Sin importar si tienes a alguien que te asista, es muy recomendable que tengas en una sola base de datos la información de proveedores y pacientes. Además, esta base de datos debe ser accesible para comunicarse con ellos de forma eficiente. Toma en cuenta que una agenda física no siempre es lo más confiable ni lo más seguro, es mejor tener un respaldo digital cuando tratamos con información de tal importancia.

· ¿Cuántas veces has citado a dos pacientes en el mismo horario? ¡Definitivamente eso es algo que nunca debería suceder! Los pacientes pueden quedar con un muy mal sabor de boca y tal vez no quieran regresar a tu consultorio después de una situación así. Por ello, es mejor llevar una agenda con los horarios de tus consultas. ¡Pero cuidado! Lo ideal es crear recordatorios y eso no te lo dan las agendas físicas.

Pon en orden las historias clínicas de tus pacientes

Las historias clínicas requieren muchísimo cuidado y organización. Sabemos lo importante que es llevar un expediente por cada paciente para poder dar seguimiento a su avance y tomar las mejores decisiones para su salud bucal. Pero también sabemos lo complicado y desgastante que es organizar un archivo físico. Por ello, nuestra recomendación es que crees un archivo digital para consultarlo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Comunica de forma personalizada

Tus pacientes llegaron contigo por razones distintas, no le realizarías el mismo procedimiento a todos, ¿verdad? Pues, de la misma forma, es importante que la comunicación también sea personalizada. No los llenes de información innecesaria, ya que puede resultar molesto. Para ello, existen softwares que permiten segmentar a los pacientes y crear campañas de comunicación por grupo. Recuerda que no todos los pacientes tienen las mismas necesidades y no necesitan la misma información

Deja de usar papel

Sabemos lo complicado que es llevar un expediente médico. Requiere muchísimo tiempo, concentración y espacio. Pero en definitiva no es algo de lo que se pueda prescindir en un consultorio dental. Es por ello que te recomendamos llevar la historia clínica de tus pacientes de forma digital. Así, ahorrarás tiempo, pues ya no pasarás horas buscando un archivo que se traspapeló. Además, podrás consultar los expedientes sin importar dónde te encuentres. Y por último, pero no menos importante, ahorrarás muchísimo papel, ¡el planeta te lo agradecerá!

Utiliza la tecnología a tu favor

En definitiva, el uso de la tecnología ofrece una solución eficiente para llevar a cabo todos los puntos anteriores. Para nuestra fortuna, existen softwares creados con la intención de simplificar y optimizar los procesos de venta y atención al cliente. En el mercado existen un sinfín de softwares de gestión de relaciones con el cliente. Sin embargo, es importante buscar uno que se ajuste a nuestras necesidades pues, aunque todos están basados en los mismos principios, poseen características que los hacen distintos.

Nuestra recomendación para la gestión de un consultorio dental es usar Kiper, una herramienta digital de ventas. Su principal objetivo es que las ventas del usuario aumenten con el simple hecho de ser organizado. Sin embargo, no se limita a ello, pues sus atributos son tantos, que se convierte en la herramienta ideal para optimizar la gestión de cualquier negocio.

El atributo principal de Kiper es la simplicidad. Podemos asegurarte que es la herramienta digital de ventas más fácil de usar. Su diseño es minimalista y claro, y tanto la plataforma como el soporte, son 100% en español.

Otra característica es que en una sola base de datos concentra y administra la información de contacto de todos tus pacientes y proveedores. Puedes ingresar sus datos manualmente, importarlos desde Excel o recibirlos automáticamente desde campañas digitales. Igualmente importante para un consultorio dental, es la posibilidad de almacenar archivos en diferentes formatos. De este modo es más sencillo crear las historias clínicas de tus pacientes sin llenarte de papeles. Cada paciente tiene su propio perfil y puedes guardar toda la información que creas necesaria. Además, puedes acceder a los archivos fácilmente y desde cualquier lugar.

Si crees que necesitas una computadora para acceder al historial de tus pacientes, estás muy equivocado. Olvídate de tener que ir al consultorio sólo para consultar un expediente, nuestra aplicación móvil se encuentra disponible para IOS y Android.

La comunicación no es un problema. Puedes asignar etiquetas a tus pacientes de acuerdo a sus necesidades y crear campañas de comunicación segmentadas para enviar información específica por grupo. Tú decides quién recibe la información.

¿Todo se te olvida? Con Kiper puedes crear recordatorios y asegurarte de que no se te vuelvan a juntar las consultas.

Esperamos que pongas en práctica nuestros consejos y tu consultorio dental crezca más sólo siendo organizado. Así de simple.