5 ventajas de contar con un CRM en tu despacho de abogados

La abogacía es una de las profesiones más importantes en cualquier sociedad. Todos, en algún momento, hemos requerido asesoría legal. Por ello, si eres abogado y formas parte de un despacho, es necesario que aprendas a optimizar su gestión. Sabemos que la competencia es reñida y, por ello, necesitas ser más eficaz y simplificar tus procesos para poder brindar la mejor atención a tus clientes y fidelizarlos.

Las actividades realizadas por un despacho de abogados son muy variadas. Los servicios que ofrecen dependen de la especialización de sus integrantes. Y, sin duda, su preparación académica y nivel de experiencia son muy relevantes. Sin embargo, no es lo único que debe tomarse en cuenta al dirigir un despacho de abogados. Existen aspectos más allá de lo legal que requieren atención y que, de ser bien aprovechados, pueden hacer crecer cualquier bufete.

Es necesario que se preste atención también a la forma en que se gestiona el despacho y evaluar la atención que se le está brindando a los clientes. Para hacer más sencillas estas dos tareas, son necesarias herramientas que simplifiquen los procesos y faciliten la atención al cliente. Por ello, nuestra recomendación es que hagas uso de un CRM. El uso de una plataforma de CRM permitirá, con ayuda de tecnologías como las bases de datos, la ciencia de datos y la analítica; mejorar la atención al cliente y automatizar procesos que llevarían demasiado tiempo de hacerse de forma manual. A continuación, te compartimos 5 ventajas que obtienes al implementar un CRM en tu despacho de abogados.

Cartera de clientes en orden y de fácil acceso Para gestionar de la mejor manera una cartera de clientes, se necesita más que una base de datos. Sabemos que es imprescindible que los datos de contacto de los clientes se encuentren ordenados y concentrados en un solo lugar, pero las agendas físicas son obsoletas cuando se trata de carteras de clientes muy amplias. Además, llevar la agenda del despacho no es una opción si colaboras con más personas. Por ello, la mejor opción es hacer uso de un CRM, a través del cual, además de concentrar la información de contacto de los clientes, es posible contactarlos de forma sencilla. A través de la implementación de otras herramientas de comunicación, como el correo electrónico o las aplicaciones de mensajería instantánea, se facilita la comunicación por diversos medios sin tener que usar un sinfín de aplicaciones al mismo tiempo. Una base de datos la puede ofrecer prácticamente cualquier dispositivo, pero gestionar la información de tus clientes y contactarlos de forma efectiva sólo puede hacerlo un buen CRM.

Gestión óptima de casos Un buen CRM no solamente almacena la información de contacto de los clientes y facilita la comunicación con ellos. Además, permite dar seguimiento a cada uno de los casos, formando su propio expediente digital y llevando un registro de las acciones que se han realizado en cada uno de ellos. No es suficiente organizar la información de contacto de los clientes. Es necesario, también, crear un historial de seguimiento. Y, así, poder llevar un registro detallado de los pasos que se han seguido en todos los aspectos de cada caso, así como poder almacenar su expediente sin necesidad de una cantidad interminable de papeles. La planeación y la organización son el primer paso hacia la obtención de buenos resultados, si se cuenta con las herramientas adecuadas para ser organizados, es más fácil llegar a la meta.

Menos papel Existen muchas razones para disminuir el uso de papel y archivar de forma digital todos los documentos. La primera, es el cuidado de nuestro planeta. Sabemos el enorme impacto que se crea con el uso excesivo de papel. Debemos ser conscientes del impacto que nuestras acciones generan, incluso cuando se trata de actividades laborales. Afortunadamente, existen alternativas para dañar menos al planeta y facilitar, en gran medida, las actividades laborales. El almacenamiento en la nube es una excelente solución para disminuir el uso de papel, hacer más eficiente el almacenamiento de archivos y mejorar la accesibilidad a éstos. Además de disminuir los esfuerzos dedicados a la gestión de un archivo físico, contar con un CRM cuyo almacenamiento sea en la nube, garantiza que el acceso a la información sea eficaz. Esto, además, garantiza que no habrá una pérdida de información si algún equipo de cómputo se daña. Ya que, si se contara con almacenamiento digital local, la pérdida sería irreparable.

Trabajo remoto Las situaciones que se han presentado mundialmente nos han llenado de incertidumbre y han representado un enorme reto para todos. Tanto a nivel personal como a nivel académico y laboral, ha sido necesario buscar herramientas que nos permitan adaptarnos a los nuevos desafíos. Un gran reto en el ámbito laboral ha sido el trabajo remoto, el cual nos ha hecho abandonar la forma de trabajo que conocíamos y que, al parecer, ha llegado para quedarse. Por esta razón, en las plataformas de CRM encontramos un gran aliado. Como mencionábamos anteriormente, no basta con tener una base de datos, se debe buscar una herramienta que ofrezca más. Existe una gran variedad de softwares de CRM en el mercado. Algunos de ellos dan la oportunidad de trabajar en equipo sin compartir el mismo espacio físico, lo cual hace más sencilla la tarea de dirigir un equipo de trabajo, incluso desde otro continente. Por ello, es muy importante que, al elegir un CRM, te asegures de que ofrezca accesibilidad. De esta forma, el trabajo podrá seguir realizándose con normalidad sin importar dónde se encuentren los colaboradores. Para ello, te recomendamos que adquieras una herramienta que cuente con una app para distintos sistemas operativos. Así, el acceso a la información será posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Todo en un solo lugar Agenda, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, correo electrónico y un largo etcétera. ¿A quién no le molesta tener que cambiar de aplicación para comunicarse con un solo cliente? Por esta razón, es importante que busques un CRM que te permita vincular todos los medios de comunicación con tus clientes. Sabemos que lo más importante de todo negocio es la comunicación con los clientes, pero en el ámbito legal lo es aún más. Por eso, es imprescindible que busques un CRM desde el cual facilite el contacto con clientes y prospectos sin la necesidad de tener mil ventanas o aplicaciones abiertas.

Evidentemente, todos los casos son distintos, y cada despacho tiene sus propios métodos de organización, sin embargo, al tratarse de la misma área de trabajo, tienen necesidades en común. Para darle solución a estas necesidades existe Kiper. Kiper es una herramienta digital de ventas en la cual puedes almacenar y organizar la información de clientes actuales y prospectos. Pero su función no es sólo la de una base de datos, además, puedes crear un historial para cada uno de ellos. En su historial puedes incluir un expediente en el cual puedes almacenar archivos en diferentes formatos y darle seguimiento, cambiando su estatus de acuerdo al contacto que se ha tenido con él. Adicionalmente, Kiper te permite vincular otras aplicaciones a través de las cuales puedes comunicarte con tus clientes sin saturar tu equipo. Por otro lado, Kiper permite el trabajo remoto con la creación de perfiles para cada colaborador de tu equipo. Y, además, cuenta con una aplicación que puedes descargar para Android o iOS. De esta manera podrás llevar la información de tu despacho a todos lados.

Una gestión eficaz es posible sólo con las herramientas adecuadas. Asegúrate de elegir la mejor.

Jan 27, 2022

Grafico Kiper